Politica de Confidențialitate

Ultima actualizare: 28 octombrie 2026

1. Cine Suntem

TidyChat („Serviciul”) este operat de Aida Technologies S.R.L. („TidyChat”, „noi” sau „al nostru”), societate înregistrată în România, cu sediul social în Bulevardul Pipera nr. 198/4, Parter, Bl. L1/B2, Scara 1, Ap. 1, Voluntari, județul Ilfov, România.

Contact: [email protected]

Această Politică de Confidențialitate explică modul în care colectăm, prelucrăm, stocăm, protejăm și ștergem datele cu caracter personal atunci când vizitați site-ul nostru web, creați un cont sau utilizați Serviciul.

Pentru datele cu caracter personal referitoare la administrarea conturilor, facturare, securitate și propriile noastre activități comerciale, Aida Technologies S.R.L. acționează, de regulă, în calitate de operator de date.

Pentru datele cu caracter personal încărcate, primite sau prelucrate de clienții persoane juridice în spațiile lor de lucru, inclusiv contacte, conversații și înregistrări privind lead-urile, clientul persoană juridică acționează, de regulă, în calitate de operator de date, iar TidyChat acționează în calitate de persoană împuternicită de operator în temeiul Acordului privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal (DPA).

2. Datele cu Caracter Personal pe Care le Colectăm

În funcție de modul în care interacționați cu Serviciul, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

Date de cont și de identitate

Nume, adrese de e-mail, date de autentificare, identificatori de cont, apartenența la spații de lucru și setările contului.

Datele spațiului de lucru și ale clienților

Contacte, numere de telefon, conversații, mesaje, înregistrări privind lead-urile, câmpuri personalizate, fișiere încărcate, atașamente media și alte informații stocate sau prelucrate în spațiul de lucru al unui client.

Aceste date sunt prelucrate în numele proprietarului spațiului de lucru, în conformitate cu DPA.

Date de facturare și privind tranzacțiile

Detalii de facturare, referințe de plată, facturi, solduri ale contului, tarife de utilizare și istoricul tranzacțiilor. Informațiile privind cardurile de plată sunt gestionate de furnizorii noștri de servicii de procesare a plăților.

Date tehnice și de utilizare

Adrese IP, informații despre dispozitiv și browser, evenimente de autentificare, jurnale de securitate, activitatea în aplicație și informații tehnice necesare pentru operarea, monitorizarea și protejarea Serviciului.

Date prelucrate prin AI

Mesaje, contextul conversațiilor, instrucțiuni furnizate de client și alte informații necesare funcționalităților bazate pe AI, inclusiv răspunsurile automate, calificarea lead-urilor și analiza conversațiilor.

Date privind comunicările și asistența

Informațiile furnizate atunci când contactați echipa noastră de asistență, solicitați ajutor sau comunicați cu noi în legătură cu Serviciul.

3. Scopurile și Temeiurile Juridice ale Prelucrării

Atunci când se aplică Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”), prelucrăm datele cu caracter personal în următoarele scopuri și în temeiul următoarelor temeiuri juridice:

Interesele noastre legitime includ menținerea unei platforme sigure și fiabile, prevenirea utilizării abuzive, protejarea utilizatorilor noștri și gestionarea activităților noastre comerciale.

Atunci când prelucrăm datele clienților din spațiile de lucru în calitate de persoană împuternicită de operator, clientul persoană juridică este responsabil pentru identificarea și stabilirea temeiului juridic aplicabil prelucrării respective.

Furnizarea informațiilor de cont și de facturare necesare pentru crearea și utilizarea unui cont cu plată reprezintă, de regulă, o cerință contractuală. Dacă informațiile necesare nu sunt furnizate, este posibil să nu putem crea un cont, procesa plăți sau furniza funcționalitățile relevante ale Serviciului.

Informațiile opționale nu sunt obligatorii, cu excepția cazului în care acest lucru este indicat în mod expres.

4. Datele Spațiului de Lucru și Responsabilitățile Clienților

Clienții persoane juridice controlează datele cu caracter personal pe care le colectează, le încarcă și le prelucrează prin intermediul spațiilor lor de lucru TidyChat.

Aceștia sunt responsabili să se asigure că modul în care colectează și utilizează datele cu caracter personal, inclusiv mesageria automată și comunicările asistate de AI, respectă legislația aplicabilă privind protecția vieții private, comunicațiile electronice și marketingul.

TidyChat prelucrează aceste informații pentru a furniza Serviciul și în conformitate cu instrucțiunile documentate ale clientului și cu DPA.

Persoanele ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate prin intermediul spațiului de lucru al unui client persoană juridică ar trebui, de regulă, să contacteze direct entitatea respectivă în legătură cu drepturile lor privind confidențialitatea.

Acordăm asistență clienților persoane juridice în îndeplinirea obligațiilor aplicabile privind protecția datelor, astfel cum este descris în DPA.

5. Divulgarea Datelor și Sub-împuterniciții

Divulgăm date cu caracter personal numai atunci când acest lucru este necesar pentru activități comerciale legitime, furnizarea serviciilor, respectarea legii sau în alte scopuri permise de legea aplicabilă.

Categoriile de destinatari pot include:

• Furnizori de găzduire în cloud și de infrastructură.
• Platforme de mesagerie și gateway-uri de comunicare.
• Furnizori de modele AI și de servicii de prelucrare AI.
• Furnizori de servicii de procesare a plăților și de facturare.
• Furnizori de servicii de securitate, monitorizare și asistență tehnică.
• Consultanți profesionali, autorități de reglementare sau alte autorități, atunci când legea impune acest lucru.

Sub-împuterniciții noștri actuali și activitățile de prelucrare relevante ale acestora sunt indicați pe pagina Sub-împuterniciților.

Solicităm persoanelor împuternicite care acționează în numele nostru să respecte obligații contractuale adecvate privind protecția și securitatea datelor.

Nu vindem date cu caracter personal.

6. Transferuri Internaționale de Date

TidyChat își desfășoară activitatea din România și poate utiliza furnizori de servicii care prelucrează date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE).

Atunci când datele cu caracter personal sunt transferate către țări din afara SEE, ne bazăm pe un mecanism legal de transfer aplicabil, precum:

• O decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție emisă de Comisia Europeană.
• Clauzele Contractuale Standard (CCS) ale Comisiei Europene, însoțite, atunci când este necesar, de garanții suplimentare.
• Un alt mecanism legal de transfer permis de legislația aplicabilă privind protecția datelor.

Informații despre furnizorii de servicii relevanți sunt disponibile pe pagina Sub-împuterniciților.

Ne puteți contacta la [email protected] pentru informații suplimentare privind garanțiile aplicabile transferurilor internaționale și modul de obținere a unei copii a garanțiilor relevante, sub rezerva restricțiilor legale de confidențialitate.

7. Păstrarea și Ștergerea Datelor

Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru a furniza Serviciul, a ne îndeplini obligațiile contractuale și legale, a menține securitatea și a proteja interesele legitime.

Procesul nostru standard de ștergere a spațiului de lucru include o perioadă de păstrare și recuperare de 30 de zile după confirmarea unei cereri de ștergere a spațiului de lucru.

7.1 Spații de Lucru Active

Datele clienților, inclusiv conversațiile, contactele, lead-urile, mesajele și fișierele media asociate, rămân disponibile cât timp spațiul de lucru este activ, cu excepția cazului în care sunt șterse mai devreme de client sau legea impune altfel.

Anularea unui serviciu cu plată, expirarea unui sold preplătit sau deconectarea unui canal de mesagerie nu constituie, în mod automat, o cerere de ștergere a spațiului de lucru sau a datelor stocate în acesta.

7.2 Ștergerea Spațiului de Lucru

Atunci când proprietarul unui spațiu de lucru sau un administrator TidyChat autorizat inițiază ștergerea spațiului de lucru:

• Spațiul de lucru este suspendat, iar accesul este restricționat.
• Începe o perioadă de recuperare de 30 de zile.
• În această perioadă, un proprietar autorizat poate solicita anularea ștergerii.
• Dacă ștergerea nu este anulată, spațiul de lucru și datele operaționale asociate acestuia sunt șterse definitiv din sistemele de producție active la sfârșitul perioadei de 30 de zile, sub rezerva excepțiilor descrise mai jos.

Aceasta include conversațiile, mesajele, lead-urile, contactele, datele de configurare și fișierele media încărcate asociate.

7.3 Ștergerea Contului

Ștergerea unui cont individual de utilizator este tratată separat de ștergerea spațiului de lucru.

Atunci când ștergerea unui cont necesită și ștergerea unui spațiu de lucru deținut de utilizatorul respectiv, va fi inițiat procesul aplicabil de ștergere a spațiului de lucru.

Ștergerea unui cont individual nu impune, în mod automat, ștergerea unui spațiu de lucru deținut sau administrat de alți utilizatori.

7.4 Jurnale Tehnice și Date Temporare

Jurnalele tehnice uzuale, jurnalele de prelucrare AI, înregistrările temporare de prelucrare și alte date operaționale sunt păstrate cel mult 30 de zile, cu excepția cazului în care o perioadă mai lungă este necesară pentru o investigație de securitate documentată, pentru o obligație legală sau pentru o pretenție juridică.

Fișierele temporare de export al datelor sunt șterse automat în termen de 7 zile de la crearea lor.

Incidentele de securitate și înregistrările de audit relevante pot fi păstrate pe o perioadă mai lungă atunci când acest lucru este necesar și justificat din punct de vedere legal. O astfel de păstrare este limitată la informațiile necesare scopului relevant și face obiectul unei revizuiri periodice.

7.5 Copii de Rezervă

Copiile de rezervă sunt păstrate în scopul asigurării continuității serviciului, al recuperării în caz de dezastru și în scopuri de securitate.

După ștergerea din sistemele de producție active, orice date cu caracter personal rămase în copiile de rezervă sunt eliminate prin procesul obișnuit de rotație a copiilor de rezervă, în termen de cel mult 30 de zile suplimentare.

Datele din copiile de rezervă nu sunt utilizate pentru activitățile comerciale curente. Dacă o copie de rezervă este restaurată, cererile de ștergere aplicabile trebuie aplicate din nou.

7.6 Evidențe Juridice și Financiare

Anumite evidențe pot fi păstrate după ștergerea contului sau a spațiului de lucru atunci când acest lucru este impus de legea aplicabilă sau este necesar pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță.

Acestea pot include:

• Facturi și evidențe contabile obligatorii potrivit legii.
• Dovezi ale tranzacțiilor de plată și de rambursare.
• Evidențe necesare pentru a demonstra acceptarea contractuală sau respectarea legii.
• Informații relevante pentru litigii nesoluționate, investigații privind frauda sau proceduri judiciare.

Potrivit legislației contabile românești aplicabile, evidențele contabile relevante sunt, de regulă, păstrate timp de cinci ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite, cu excepția cazului în care se aplică un alt termen legal.

Evidențele astfel păstrate sunt limitate la scopul legal aplicabil și sunt șterse sau anonimizate la expirarea obligației de păstrare relevante sau a justificării legale.

7.7 Cereri de Ștergere

Puteți transmite o cerere privind confidențialitatea sau o cerere de ștergere la [email protected].

Atunci când TidyChat acționează în calitate de persoană împuternicită de operator, cererile privind datele clienților din spațiile de lucru pot trebui soluționate de clientul persoană juridică relevant, care acționează în calitate de operator.

Putem păstra anumite informații atunci când ștergerea este restricționată sau interzisă de legea aplicabilă.

8. Drepturile Dvs. privind Confidențialitatea

Sub rezerva legii aplicabile, inclusiv GDPR și Legea israeliană privind protecția vieții private (Israeli Protection of Privacy Law), după caz, puteți beneficia de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces: de a solicita confirmarea faptului că prelucrăm sau nu datele dvs. cu caracter personal și de a obține o copie a datelor relevante.
• Dreptul la rectificare: de a solicita corectarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere: de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal în situațiile prevăzute de lege.
• Dreptul la restricționare: de a solicita restricționarea prelucrării, după caz.
• Dreptul la portabilitate: de a solicita anumite date cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.
• Dreptul la opoziție: de a vă opune prelucrării întemeiate pe interese legitime, inclusiv în scop de marketing direct, după caz.
• Retragerea consimțământului: de a vă retrage consimțământul în orice moment, atunci când consimțământul reprezintă temeiul juridic, fără a afecta prelucrarea efectuată înainte de retragere.
• Drepturi privind procesul decizional automatizat: de a exercita drepturile aplicabile privind deciziile bazate exclusiv pe prelucrarea automată care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative.

Pentru a vă exercita drepturile, contactați [email protected].

Este posibil să fie necesar să vă verificăm identitatea înainte de a soluționa o cerere.

Răspundem în termenele prevăzute de legea aplicabilă.

Atunci când prelucrăm date cu caracter personal în numele unui client persoană juridică, putem redirecționa cererea către clientul respectiv și îi putem acorda asistență rezonabilă în conformitate cu DPA.

Autoritatea de Supraveghere

Dacă considerați că datele dvs. cu caracter personal au fost prelucrate cu încălcarea legislației aplicabile privind protecția datelor, puteți depune o plângere la o autoritate de supraveghere competentă.

În România, autoritatea competentă pentru protecția datelor este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

• Site web: https://www.dataprotection.ro
• E-mail: [email protected]
• Adresă: B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, România.

După caz, puteți depune o plângere și la autoritatea de supraveghere competentă dintr-un alt stat membru al UE sau al SEE, inclusiv din statul în care vă aveți reședința obișnuită, în care lucrați sau în care a avut loc presupusa încălcare.

9. Securitatea Datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, concepute pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, a prelucrării ilegale, a pierderii accidentale, a modificării și a divulgării.

Aceste măsuri includ, după caz:

• Criptarea în tranzit prin TLS/HTTPS.
• Izolarea datelor și controale de acces la nivelul spațiului de lucru.
• Controale de autentificare și autorizare.
• Monitorizarea securității și jurnalizarea de audit.
• Acces restricționat la sistemele de producție și la datele cu caracter personal.
• Proceduri de backup și recuperare.
• Măsuri de detectare și de răspuns la incidentele de securitate.

Niciun sistem electronic nu poate garanta securitatea absolută. Evaluăm și îmbunătățim periodic garanțiile noastre în funcție de natura Serviciului și de riscurile asociate.

10. Prelucrarea prin Inteligență Artificială

TidyChat utilizează furnizori terți de modele AI pentru a susține conversațiile automate, generarea de răspunsuri, calificarea lead-urilor și funcționalitățile conexe.

Atunci când sunt utilizate aceste funcționalități, conținutul relevant al mesajelor, contextul conversației și instrucțiunile aplicabile pot fi transmise furnizorului AI în vederea prelucrării.

Prelucrarea prin AI se realizează pentru a furniza funcționalitatea solicitată și în conformitate cu acordurile aplicabile și cu condițiile furnizorului privind prelucrarea datelor.

Pentru serviciile API acceptate, conținutul clienților nu este utilizat de furnizor pentru antrenarea modelelor sale AI de uz general, în cazul în care acest lucru este exclus potrivit condițiilor și configurației aplicabile ale furnizorului.

Practicile de păstrare și de securitate specifice fiecărui furnizor sunt reglementate de acordurile de prelucrare aplicabile.

Putem schimba sau adăuga furnizori AI în timp. Furnizorii actuali sunt indicați pe pagina Sub-împuterniciților.

Răspunsurile și evaluările lead-urilor generate de AI pot fi inexacte și ar trebui verificate, după caz.

TidyChat oferă o funcționalitate de transfer către un agent uman, care permite membrilor autorizați ai spațiului de lucru să preia conversațiile.

Clienții persoane juridice rămân responsabili pentru modul în care utilizează rezultatele generate de AI și pentru a stabili dacă sunt necesare informări, garanții sau verificări umane suplimentare pentru activitățile lor de prelucrare.

11. Prelucrarea Automată și Calificarea Lead-urilor

Serviciul poate clasifica automat conversațiile, evalua caracteristicile lead-urilor, atribui scoruri lead-urilor sau recomanda acțiuni ulterioare pe baza informațiilor prelucrate în cadrul unui spațiu de lucru.

Aceste funcții sunt concepute pentru a sprijini utilizatorii profesionali în gestionarea comunicărilor și în prioritizarea potențialilor clienți.

Clienții persoane juridice stabilesc modul în care sunt configurate aceste funcționalități și modul în care sunt utilizate rezultatele lor.

Atunci când prelucrarea automată este utilizată pentru a lua decizii care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra persoanelor fizice, operatorul de date relevant este responsabil pentru respectarea cerințelor legale aplicabile, inclusiv a celor privind procesul decizional automatizat și crearea de profiluri.

12. Responsabilul cu Protecția Datelor și Contactul pentru Confidențialitate

Pentru întrebări, cereri sau preocupări legate de confidențialitate, vă rugăm să contactați:

• Aida Technologies S.R.L.
• Bulevardul Pipera nr. 198/4, Parter, Bl. L1/B2, Scara 1, Ap. 1, Voluntari, județul Ilfov, România
• E-mail: [email protected]

În cazul în care desemnarea unui Responsabil cu Protecția Datelor (DPO) este impusă de lege și acesta este desemnat, datele de contact relevante vor fi publicate și comunicate conform cerințelor legale.

13. Modificări ale acestei Politici de Confidențialitate

Putem actualiza această Politică de Confidențialitate pentru a reflecta modificări ale Serviciului, ale activităților de prelucrare a datelor, ale obligațiilor legale sau ale practicilor de securitate.

Cea mai recentă versiune va fi publicată pe site-ul nostru web, împreună cu data ultimei actualizări.

Atunci când modificările afectează în mod semnificativ prelucrarea datelor cu caracter personal, vom furniza o notificare suplimentară, dacă legea aplicabilă impune acest lucru.

Continuarea utilizării Serviciului nu înlocuiește consimțământul sau orice alt temei juridic necesar pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

14. Contact

Pentru întrebări privind această Politică de Confidențialitate sau prelucrarea datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la [email protected].