הסכם עיבוד נתונים אישיים (DPA)

עודכן לאחרונה: 29 באוקטובר 2026

הסכם עיבוד נתונים אישיים זה ("DPA" או "ההסכם") מהווה חלק מתנאי השימוש בין הלקוח ("הבקר") לבין TidyChat ("המעבד") ומסדיר את עיבוד הנתונים האישיים ש-TidyChat מבצעת מטעם הבקר, בהתאם לסעיף 28 לתקנה (EU) 2016/679 ("GDPR").

במקרה של סתירה בין הסכם זה לבין תנאי השימוש, הסכם זה גובר בכל הנוגע לעיבוד נתונים אישיים. אם הבקר ו-TidyChat חתמו בנפרד על הסכם עיבוד נתונים בכתב, אותו הסכם גובר על הגרסה המפורסמת כאן, אלא אם נקבע בו אחרת.

1. הגדרות

למונחים "נתונים אישיים", "עיבוד", "בקר", "מעבד", "נושא מידע" ו"אירוע אבטחת נתונים אישיים" המשמעות הקבועה בסעיף 4 ל-GDPR. בנוסף:

• "השירות" — פלטפורמת TidyChat, לרבות עוזר ה-AI ל-WhatsApp ולצ'אט באתר, תיבת הדואר המשותפת ויכולות ניהול אנשי הקשר והלידים, כמתואר בתנאי השימוש.
• "מעבד משנה" — כל צד שלישי שהמעבד נעזר בו לעיבוד נתונים אישיים מטעם הבקר.
• "משתמשים מורשים" — חברי הצוות של הבקר שהבקר מעניק להם גישה לשירות.

2. נושא העיבוד, אופיו ומטרתו

נושא העיבוד: אספקת השירות לבקר.

אופי העיבוד: הפעולות הנדרשות להפעלת השירות, ובפרט איסוף, רישום, אחסון, ארגון, אחזור, שימוש, מסירה לבקר ולמשתמשיו המורשים, יצירת תשובות אוטומטיות באמצעות בינה מלאכותית, תמלול הודעות קוליות ופענוח קבצים שנשלחו על ידי נושאי המידע, ומחיקה.

מטרת העיבוד: אספקת השירות בלבד, בהתאם להוראותיו המתועדות של הבקר. המעבד אינו מעבד את הנתונים האישיים של הבקר למטרותיו שלו ואינו מוכר אותם לצדדים שלישיים.

3. משך העיבוד

העיבוד נמשך כל עוד הבקר משתמש בשירות וכל עוד הבקר מחזיק חשבון פעיל או נתונים אישיים במסגרת השירות. עם סיום ההסכם יחול סעיף 12 (מחיקה או החזרה של נתונים).

4. קטגוריות נושאי המידע

נושאי המידע נקבעים לפי אופן השימוש של הבקר בשירות, ועשויים לכלול:

• לקוחות ולקוחות פוטנציאליים של הבקר;
• אנשים הפונים לבקר דרך WhatsApp או דרך הצ'אט באתר הבקר;
• המשתמשים המורשים של הבקר;
• כל אדם אחר שנתוניו האישיים מוזנים לשירות על ידי הבקר או משתמשיו המורשים.

5. סוגי הנתונים האישיים

סוגי הנתונים המעובדים תלויים באופן שבו הבקר מגדיר את השירות ומשתמש בו, ועשויים לכלול:

• פרטי זיהוי ויצירת קשר (למשל שם, מספר טלפון WhatsApp, כתובת דוא"ל, תמונת פרופיל);
• תוכן ההודעות המוחלפות עם הבקר, לרבות הודעות קוליות, תמונות, מסמכים ומיקומים ששותפו;
• מטא-נתונים של שיחות (למשל מועדי ההודעות, הערוץ שבו נעשה שימוש, שלב השיחה);
• מידע על לקוחות פוטנציאליים שהבקר בוחר לאסוף או לתעד בשירות (למשל עניין שהובע, תקציב, פגישות);
• נתוני המשתמשים המורשים הנדרשים לניהול החשבון.

השירות אינו מיועד לעיבוד קטגוריות מיוחדות של נתונים אישיים לפי סעיף 9 ל-GDPR. הבקר אחראי שלא להזין נתונים כאלה לשירות ושלא לבקש מנושאי מידע למסור אותם, אלא אם קיים לו בסיס חוקי מתאים.

6. הוראות הבקר

המעבד יעבד נתונים אישיים אך ורק לפי הוראותיו המתועדות של הבקר, לרבות בכל הנוגע להעברות של נתונים אישיים למדינה שלישית או לארגון בין-לאומי, אלא אם הוא נדרש לעשות כן לפי דין האיחוד או דין המדינה החברה החל עליו.

כאשר העיבוד נדרש לפי דין כאמור, המעבד יודיע לבקר על אותה דרישה חוקית לפני העיבוד, אלא אם הדין אוסר מסירת מידע כאמור מטעמים חשובים של אינטרס ציבורי.

ההוראות המתועדות של הבקר כוללות את הסכם זה, את תנאי השימוש ואת התצורות, ההגדרות וההוראות שהבקר קובע בשירות, לרבות ההוראות לעוזר ה-AI, שדות המידע וכללי ההודעות האוטומטיות.

המעבד יודיע לבקר באופן מיידי אם לדעתו הוראה מפרה את ה-GDPR או דין אחר החל של האיחוד או של מדינה חברה בתחום הגנת המידע.

הבקר אחראי להבטיח את חוקיות פעילויות העיבוד שלו, לרבות קביעת בסיס חוקי מתאים, מסירת הודעות הפרטיות הנדרשות, קבלת ההסכמות הנחוצות ועמידה בדרישות החלות של פלטפורמות ההודעות.

7. סודיות

המעבד מבטיח שהאנשים המורשים לעבד נתונים אישיים התחייבו לסודיות או כפופים לחובת סודיות חוקית מתאימה, ושהגישה לנתונים האישיים מוגבלת למה שנדרש לאספקת השירות.

8. אמצעי אבטחה טכניים וארגוניים

המעבד מיישם אמצעים טכניים וארגוניים מתאימים להבטחת רמת אבטחה ההולמת את הסיכון, בהתאם לסעיף 32 ל-GDPR. נכון למועד גרסה זו, אמצעים אלה כוללים:

• הצפנת התעבורה (TLS) בין מכשירי המשתמשים לבין רשת הפצת התוכן של השירות;
• אחסון מוצפן ברמת היישום של פרטי התחברות ומפתחות גישה (למשל פרטי החיבור של הערוצים, מפתחות API, סודות של אימות דו-שלבי);
• בידוד לוגי של הנתונים של כל סביבת עבודה (חשבון לקוח), הנאכף בקוד היישום ונבדק בבדיקות אוטומטיות עבור הישויות המרכזיות;
• בקרת גישה מבוססת תפקידים, הן למשתמשים המורשים (בעלים, מנהל, נציג, צופה) והן לצוות TidyChat, לפי עקרון ההרשאה המינימלית;
• אימות דו-שלבי חובה לחשבונות צוות TidyChat;
• יומן ביקורת של פעולות רלוונטיות במצב "הוספה בלבד", עם רשומות משורשרות קריפטוגרפית, שתקינותו נבדקת מדי יום;
• גישה לקובצי מדיה רק באמצעות כתובות חתומות ומוגבלות בזמן;
• הסרת תוכן הודעות, מספרי טלפון וכתובות דוא"ל מדוחות שגיאה אוטומטיים;
• אירוח מסד הנתונים ושאר השירותים הפנימיים ברשת פרטית ללא חשיפה ישירה לאינטרנט.

המעבד סוקר ומשפר אמצעים אלה מעת לעת ורשאי להחליף אמצעי באמצעי שווה-ערך לפחות.

9. מעבדי משנה

הבקר מעניק למעבד אישור כללי בכתב להיעזר במעבדי משנה ככל שהדבר נדרש לאספקת השירות ולתחזוקתו.

המעבד ינהל רשימה עדכנית של מעבדי המשנה המורשים, המפרטת את זהותם, את פעילויות העיבוד שלהם ואת מקומות העיבוד הרלוונטיים. הרשימה תהיה זמינה בעמוד מעבדי המשנה של השירות.

המעבד:

א. ימסור לבקר הודעה מוקדמת על כל הוספה או החלפה מתוכננת של מעבד משנה, לפני שאותו מעבד משנה מתחיל לעבד נתונים אישיים של הבקר.

ב. יעניק לבקר 15 ימים ממועד ההודעה כאמור להתנגד לשינוי המוצע מנימוקים סבירים הנוגעים להגנת המידע.

ג. יעשה מאמצים סבירים לטפל בכל התנגדות. כאשר לא ניתן ליישב התנגדות באופן סביר, הבקר רשאי להפסיק את השימוש בשירות המושפע או לסיים את שירותי העיבוד הרלוונטיים בהתאם לתנאים החוזיים החלים.

ד. יטיל על כל מעבד משנה, באמצעות הסכם בכתב או הסדר אחר המחייב מבחינה משפטית, חובות הגנת מידע המעניקות רמת הגנה זהה במהותה לזו של החובות המוטלות על המעבד לפי הסכם זה, לרבות אמצעי אבטחה טכניים וארגוניים מתאימים.

ה. יישאר אחראי במלואו כלפי הבקר לביצוע חובות הגנת המידע של כל מעבד משנה, בהתאם לסעיף 28(4) ל-GDPR.

ההתקשרות עם מעבדי משנה לא תפחית מחובות המעבד לפי הסכם זה.

כאשר מעבד משנה מעבד נתונים אישיים מחוץ לאזור הכלכלי האירופי, המעבד יוודא שההעברה הרלוונטית עומדת בדרישות פרק V ל-GDPR, כמתואר בהרחבה בסעיף 14.

10. סיוע במימוש זכויות נושאי המידע

בהתחשב באופי העיבוד, המעבד מסייע לבקר, באמצעים טכניים וארגוניים מתאימים, במילוי חובתו להשיב לבקשות נושאי מידע למימוש זכויותיהם לפי פרק III ל-GDPR (למשל עיון, תיקון, מחיקה, הגבלה, ניוד, התנגדות). השירות מאפשר לבקר לעיין בנתוני אנשי הקשר שלו, לתקנם, לייצאם ולמחקם.

אם נושא מידע פונה ישירות למעבד בנוגע לנתונים המעובדים מטעם הבקר, המעבד מעביר את הפנייה לבקר ללא דיחוי בלתי סביר ואינו משיב לגופה אלא לפי הוראות הבקר או אם הדין מחייב זאת.

11. סיוע בחובות אבטחה ובאירועי אבטחת נתונים אישיים

המעבד מסייע לבקר במילוי חובותיו לפי סעיפים 32 עד 36 ל-GDPR, בהתחשב באופי העיבוד ובמידע העומד לרשותו, לרבות בתסקירי השפעה על הגנת המידע ובהיוועצות מוקדמת עם רשות הפיקוח.

במקרה של אירוע אבטחת נתונים אישיים המשפיע על נתוני הבקר, המעבד מודיע לבקר ללא דיחוי בלתי סביר לאחר שנודע לו עליו ומעמיד לרשותו, ככל שהמידע הופך זמין, את המידע הדרוש לבקר למילוי חובות הדיווח שלו: אופי האירוע, הקטגוריות והמספר המשוער של נושאי המידע והרשומות שנפגעו, ההשלכות הצפויות והאמצעים שננקטו או המוצעים.

12. מחיקה או החזרה של נתונים

הבקר רשאי לבקש את החזרתם או מחיקתם של הנתונים האישיים המעובדים מטעמו, בכפוף לדין החל וליכולות הטכניות של השירות.

המעבד יעמיד לרשות הבקר פונקציונליות מתאימה לייצוא נתונים או אמצעים סבירים אחרים להחזרת נתונים אישיים בפורמט מובנה, נפוץ וקריא במכונה.

עם סיום שירותי העיבוד, המעבד, לפי בחירת הבקר, יחזיר או ימחק את הנתונים האישיים שעובדו מטעם הבקר וימחק את העותקים הקיימים, אלא אם דין האיחוד או דין המדינה החברה מחייב את המשך שמירתם.

מחיקת סביבת עבודה

כאשר בעלים מורשה של סביבת עבודה או מנהל של TidyChat יוזם בקשה למחיקת סביבת עבודה:

א. סביבת העבודה מושעית והגישה אליה מוגבלת.

ב. מתחילה תקופת שחזור של 30 יום, שבמהלכה רשאי הבעלים המורשה של סביבת העבודה לבטל את בקשת המחיקה.

ג. אם הבקשה לא בוטלה, סביבת העבודה והנתונים האישיים הקשורים בה, לרבות אנשי קשר, שיחות, הודעות, לידים, קבצים מצורפים ורשומות תפעוליות אחרות, נמחקים לצמיתות ממערכות הייצור הפעילות בתום תקופת 30 הימים, בכפוף לדרישות השמירה החוקיות החלות.

ד. נתונים שנותרו בעותקי גיבוי נמחקים או נדרסים במסגרת תהליך החלפת הגיבויים השוטף, בתוך 30 ימים נוספים לכל היותר לאחר המחיקה ממערכות הייצור הפעילות.

ה. במהלך תקופת שמירת הגיבויים, נתונים אלה יהיו מוגנים מפני גישה או שימוש שוטפים. כאשר גיבוי משוחזר, בקשות המחיקה החלות יוחלו מחדש.

סיום חשבון ושירות

הפסקת תכונה בתשלום, מיצוי יתרה ששולמה מראש או ניתוק ערוץ הודעות אינם מהווים, כשלעצמם, בקשה למחיקת סביבת עבודה.

מחיקת חשבון משתמש יחיד תטופל בנפרד ממחיקת סביבות עבודה השייכות למשתמשים אחרים או משותפות עמם.

כאשר הסיום מחייב מחיקה או החזרה של נתונים אישיים של סביבת עבודה, המעבד יעמיד לרשות הבקר אמצעי מתאים לממש את בחירתו לפי סעיף זה.

חריגים לשמירה על פי דין

המעבד רשאי לשמור נתונים אישיים כאשר הדבר נדרש לפי דין האיחוד או דין המדינה החברה החל, או כאשר חלה חובת שמירה חוקית אחרת.

כל נתון שנשמר יוגבל למה שנחוץ, יוגן באמצעי הגנה מתאימים, וימחק או יעבור אנונימיזציה עם פקיעת דרישת השמירה החלה.

המעבד לא ישמור את הנתונים האישיים של הבקר למטרות שאינן קשורות.

13. ביקורות ומידע על עמידה בדרישות

המעבד מעמיד לרשות הבקר את כל המידע הדרוש להוכחת עמידה בחובות הקבועות בסעיף 28 ל-GDPR, ומאפשר ביקורות, לרבות בדיקות, שעורך הבקר או מבקר מטעמו, ותורם להן.

ביקורות ייערכו בדרך כלל לא יותר מפעם בשנה, בהודעה מוקדמת סבירה בכתב, בשעות העבודה, מבלי לשבש באופן בלתי סביר את פעילות המעבד ותוך שמירה על סודיות המידע הנוגע ללקוחות אחרים. מגבלה זו לא תחול במקרה של אירוע אבטחת נתונים אישיים, דרישה של רשות פיקוח, או כשקיים יסוד סביר לחשד לאי-עמידה מהותית בהסכם זה.

14. העברות בין-לאומיות

התשתית המרכזית של השירות מאוחסנת באיחוד האירופי. מעבדי משנה וספקי שירות מורשים מסוימים עשויים לעבד נתונים אישיים או לגשת אליהם ממקומות מחוץ לאזור הכלכלי האירופי (EEA), לרבות ארצות הברית.

המעבד לא יעביר נתונים אישיים המעובדים מטעם הבקר למדינה מחוץ לאזור הכלכלי האירופי, ולא יאפשר גישה לנתונים כאלה מחוץ לאזור הכלכלי האירופי, אלא אם ההעברה עומדת בדרישות פרק V ל-GDPR.

במקרים הרלוונטיים, העברות בין-לאומיות יתבססו על אחד או יותר מהמנגנונים החוקיים הבאים:

א. החלטת נאותות שאימצה הנציבות האירופית לפי סעיף 45 ל-GDPR, לרבות העברות לארגונים זכאים המאושרים במסגרת מסגרת פרטיות המידע בין האיחוד האירופי לארצות הברית (EU–US Data Privacy Framework), במקרים הרלוונטיים.

ב. הסעיפים החוזיים הסטנדרטיים (SCC) שאימצה הנציבות האירופית לפי סעיף 46 ל-GDPR, תוך שימוש במודולים המתאימים ובנספחים מלאים, יחד עם אמצעי הגנה משלימים במידת הצורך.

ג. מנגנון העברה תקף אחר המותר לפי דיני הגנת המידע החלים.

המעבד יוודא שנקבעו הסדרי העברה מתאימים עם מעבדי המשנה הרלוונטיים לפני העברת נתונים אישיים.

כאשר המעבד מסתמך על אמצעי הגנה חוזיים, לרבות SCC, אמצעי הגנה אלה ישולבו בהסדרים המחייבים מבחינה משפטית בין הצדדים הרלוונטיים כנדרש לפי הדין החל.

המעבד יעמיד לרשות הבקר, לפי בקשה סבירה ובכפוף להגבלות הסודיות החלות, מידע בנוגע להעברות הבין-לאומיות ולאמצעי ההגנה הרלוונטיים.

פרטי מעבדי המשנה המורשים, תפקידי העיבוד שלהם ומקומות העיבוד הרלוונטיים יתוחזקו בעמוד מעבדי המשנה של השירות.

כאשר נתונים אישיים מעובדים באמצעות פלטפורמות הודעות צד שלישי מחוברות, לרבות WhatsApp, הבקר מכיר בכך שהפלטפורמה הרלוונטית עשויה לעבד נתונים בהתאם לתנאים ולהסדרי הפרטיות החלים עליה. עיבוד כאמור ייבחן בהתאם לתפקידים ולחובות של כל אחד מהצדדים בתחום הגנת המידע.

אין באמור בסעיף זה כדי להגביל את זכויות הבקר או את חובות המעבד לפי דיני הגנת המידע החלים.

15. אחריות והוראות סופיות

אחריות הצדדים לפי הסכם זה כפופה למגבלות הקבועות בסעיף 8 לתנאי השימוש, ככל שהדין מתיר זאת. הסכם זה ניתן לשינוי בהתאם לתנאי השימוש, והבקר יקבל הודעה מראש על שינויים מהותיים. שום שינוי אינו רשאי לצמצם את חובות המעבד לפי סעיף 28 ל-GDPR או את רמת ההגנה על המידע האישי הניתנת בהסכם זה; שינויים במעבדי משנה כפופים להליך ההודעה וההתנגדות שבסעיף 9. הסכם זה מתפרסם ברומנית, באנגלית ובעברית; הגרסה הרומנית היא הנוסח המחייב מבחינה משפטית והיא גוברת בכל מקרה של אי-התאמה.